Chi phí thuê văn phòng gồm những gì? Cách tính tổng chi phí tháng

Chi phí thuê văn phòng gồm tiền thuê, phí dịch vụ (phí quản lý) và thuế VAT tính trên diện tích thuê, cộng thêm các khoản theo mức sử dụng như điện, điều hòa ngoài giờ, gửi xe. Ngoài chi phí hằng tháng, doanh nghiệp còn phải chuẩn bị tiền đặt cọc và chi phí hoàn thiện nội thất trước khi vào làm việc. Vì vậy, khi so sánh các tòa nhà, hãy so tổng chi phí trên cùng một diện tích, không chỉ so đơn giá thuê.

Bài này tập trung vào chi phí thuê văn phòng trong tòa nhà. Nếu bạn đang tính chi phí cho cửa hàng, ki-ốt hay nhà mặt phố, hãy xem bài riêng về các khoản chi phí khi thuê mặt bằng kinh doanh, vì cách tính hai loại này khác nhau.

Bảng các khoản chi phí khi thuê văn phòng

Giải thích từng khoản

Tiền thuê và phí dịch vụ

Phần lớn tòa văn phòng ở Hà Nội chào giá theo hai dòng: giá thuê và phí dịch vụ, cùng tính trên mỗi m² mỗi tháng. Ví dụ, bảng hàng 3HLease giai đoạn 04–06/2026 ghi ROX Tower 88 Láng Hạ ở mức 13–14,5 USD/m²/tháng cộng 4 USD phí dịch vụ, chưa VAT. Có tòa chào giá trọn, như văn phòng tòa 73 Lò Đúc với giá 10 USD/m²/tháng đã gồm phí dịch vụ và VAT. Muốn so sánh, phải quy hai cách chào về cùng một cơ sở.

Thuế VAT

Giá chào “chưa VAT” nghĩa là hóa đơn hằng tháng sẽ cộng thêm thuế giá trị gia tăng trên cả tiền thuê và phí dịch vụ. Thuế suất áp dụng thực tế ghi trên hợp đồng và hóa đơn của chủ tòa, bạn nên hỏi rõ trước khi chốt ngân sách.

Điện và điều hòa ngoài giờ

Điện chiếu sáng, máy tính, thiết bị trong văn phòng thường đo bằng công tơ riêng. Điều hòa trung tâm trong giờ hành chính thường nằm trong phí dịch vụ; ngoài giờ (buổi tối, chiều thứ Bảy, Chủ nhật) tòa nhà tính thêm theo biểu phí riêng. Nếu làm ca tối hoặc cuối tuần, hãy xin biểu phí này ngay từ đầu.

Gửi xe

Vé tháng ô tô, xe máy thường tính riêng theo quy định từng tòa. Đội ngũ đông người nên hỏi trước số chỗ ô tô tòa cam kết cấp.

Tiền đặt cọc

Đặt cọc là tiền giữ lại để bảo đảm thực hiện hợp đồng, thường tính bằng một số tháng tiền thuê cộng phí dịch vụ, mức cụ thể theo thỏa thuận. Khoản này được hoàn lại nếu bạn thực hiện đúng hợp đồng, nhưng làm tăng số tiền cần chuẩn bị lúc ký.

Chi phí hoàn thiện nội thất

Văn phòng tòa nhà thường bàn giao ở dạng sàn thô hoặc có sẵn trần, sàn, điều hòa; bên thuê tự làm vách ngăn, phòng họp, mạng, nội thất. Nhiều chủ tòa cho thời gian miễn tiền thuê để thi công. Ví dụ, chủ tòa ROX Tower Nguyễn Chí Thanh đang áp dụng tới 2,5 tháng miễn tiền thuê thời gian hoàn thiện nội thất và tới 8 tháng miễn tiền thuê (mức cụ thể tùy hợp đồng). Đừng quên hỏi điều khoản khôi phục hiện trạng khi trả mặt sàn, vì đây cũng là một khoản chi.

Diện tích NET và GROSS khác nhau thế nào?

Đây là điểm quyết định tổng tiền nhưng hay bị hiểu sai:

• Diện tích NET (sử dụng): phần diện tích bạn thực sự dùng bên trong văn phòng.
• Diện tích GROSS (thuê, tính phí): gồm diện tích NET cộng một phần diện tích sử dụng chung được phân bổ, như hành lang, sảnh thang máy, khu vệ sinh trên tầng.

Tiền thuê và phí dịch vụ được nhân với diện tích ghi trong hợp đồng. Nếu tòa A tính theo GROSS, tòa B tính theo NET thì cùng đơn giá nhưng số m² sử dụng thực tế khác nhau. Mỗi tòa có cách đo và tỷ lệ phân bổ riêng, vì vậy hãy hỏi rõ: diện tích tính tiền là NET hay GROSS, và diện tích sử dụng thực tế là bao nhiêu m².

Ví dụ: tổng chi phí tháng khi thuê 100 m² tại ROX Tower 88 Láng Hạ

Giả định: thuê 100 m² (diện tích tính phí ghi trong hợp đồng), giá theo bảng hàng 3HLease 04–06/2026, VAT giả định 10% để minh họa. Giữ đơn vị USD; số tiền VNĐ thực trả phụ thuộc tỷ giá quy định trong hợp đồng.

Ở mức thấp, phí dịch vụ và VAT cộng thêm hơn 40% so với riêng tiền thuê. Giá trên là giá chào, có thể thay đổi; mức chốt phụ thuộc diện tích, thời hạn thuê và đàm phán. Xem thêm danh sách văn phòng cho thuê quận Đống Đa.

Chi phí thuê văn phòng có được trừ khi tính thuế TNDN?

Theo khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/10/2025, xem ngày 02/10/2026), doanh nghiệp được trừ các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ theo quy định và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định (trừ trường hợp Chính phủ quy định khác). Tiền thuê văn phòng phục vụ kinh doanh vì vậy có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện này, chẳng hạn hợp đồng đứng tên doanh nghiệp, có hóa đơn hợp lệ và chuyển khoản.

Đây là thông tin tham khảo, không thay tư vấn pháp lý/thuế. Hướng dẫn chi tiết có thể thay đổi theo nghị định, thông tư; doanh nghiệp nên xác nhận với kế toán hoặc cơ quan thuế.

Danh sách kiểm tra trước khi chốt ngân sách

• Đơn giá đã gồm phí dịch vụ và VAT chưa?
• Diện tích tính tiền là NET hay GROSS, diện tích sử dụng thực tế bao nhiêu?
• Giờ hành chính của tòa và biểu phí điều hòa ngoài giờ.
• Số chỗ đỗ ô tô, giá vé tháng.
• Mức đặt cọc, kỳ thanh toán, điều kiện hoàn cọc.
• Hiện trạng bàn giao, thời gian miễn tiền thuê để thi công, nghĩa vụ khôi phục hiện trạng.
• Tỷ giá quy đổi nếu giá tính bằng USD.

Các bước còn lại như khảo sát tòa, đàm phán và ký hợp đồng có trong bài kinh nghiệm thuê văn phòng qua 8 bước.

Câu hỏi thường gặp

Phí dịch vụ văn phòng gồm những gì?

Thường gồm vận hành, vệ sinh khu vực chung, bảo vệ, thang máy và điều hòa trong giờ hành chính. Danh mục cụ thể khác nhau theo từng tòa, nên đọc kỹ phụ lục hợp đồng.

Giá thuê văn phòng tính bằng USD thì trả tiền thế nào?

Hợp đồng thường quy định thanh toán bằng VNĐ quy đổi theo tỷ giá của một ngân hàng tại một thời điểm nhất định. Hãy hỏi rõ ngân hàng và thời điểm áp tỷ giá.

Vì sao hai tòa cùng đơn giá nhưng tổng tiền khác nhau?

Do khác nhau về phí dịch vụ, việc giá đã gồm VAT hay chưa, cách tính diện tích NET/GROSS và chi phí điều hòa ngoài giờ, gửi xe.

Nếu cần bảng so sánh tổng chi phí giữa vài tòa theo đúng diện tích và ngân sách của bạn, hãy gửi nhu cầu tại trang liên hệ 3HLease hoặc gọi 096.4433.678. Dịch vụ tư vấn cho bên thuê hoàn toàn miễn phí.

Đọc thêm: Hợp đồng thuê văn phòng: điều khoản cần soát · Giá thuê văn phòng hạng A tại Hà Nội