Biên bản bàn giao văn phòng: checklist nhận và trả mặt bằng

Biên bản bàn giao mặt bằng văn phòng là văn bản ghi lại hiện trạng diện tích thuê tại thời điểm giao nhận: tình trạng sàn, trần, tường, kính, điện nước, điều hòa, thiết bị PCCC, số chìa khóa và thẻ ra vào, chỉ số đồng hồ, kèm ảnh và video có ngày giờ. Biên bản lúc nhận là căn cứ để đối chiếu khi trả lại văn phòng, quyết định bạn có bị trừ tiền cọc hay không.

Bài này áp dụng cho văn phòng trong tòa nhà. Bên dưới là checklist cho hai thời điểm – nhận bàn giao và trả lại – cùng một mẫu biên bản tham khảo do 3HLease tự soạn để bạn điều chỉnh theo hợp đồng của mình.

Vì sao biên bản bàn giao quan trọng?

Theo các điều của Bộ luật Dân sự 2015 được Sở Tư pháp Tuyên Quang trích trong bài hỏi đáp (pbgdpl.tuyenquang.gov.vn, xem 02/10/2026):

• Điều 476: bên cho thuê phải giao tài sản đúng số lượng, chất lượng, chủng loại, tình trạng, thời điểm, địa điểm đã thỏa thuận.
• Điều 479: bên thuê phải bảo quản tài sản thuê, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ; làm mất, hư hỏng thì phải bồi thường.
• Điều 482: bên thuê trả lại tài sản trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo tình trạng đã thỏa thuận.

Cả ba nghĩa vụ đều xoay quanh “tình trạng” tài sản. Không có biên bản ghi tình trạng ban đầu, hai bên rất khó chứng minh vết nứt, vết ố hay thiết bị hỏng có từ trước hay phát sinh trong thời gian thuê. Đây cũng là lý do bài đặt cọc thuê mặt bằng nhấn mạnh việc đối chiếu biên bản ban đầu khi đòi lại cọc.

Checklist khi nhận bàn giao văn phòng

Trước ngày bàn giao

• Đọc lại hợp đồng: hiện trạng bàn giao đã thỏa thuận (sàn thô, sàn có trần và thảm, hay đã hoàn thiện), ngày bắt đầu tính tiền, thời gian miễn tiền thuê để thi công.
• Xin trước bản vẽ mặt bằng, sơ đồ điện, sơ đồ hệ thống điều hòa và PCCC của khu vực thuê.
• Hỏi tòa nhà quy định thi công, giờ được thi công và hồ sơ cần nộp để duyệt.

Trong buổi bàn giao

• Hiện trạng: sàn, trần, tường, cột, cửa, kính, rèm; ghi rõ vết nứt, ố, sứt mẻ (vị trí, kích thước).
• Điện: tủ điện, aptomat, ổ cắm, đèn; bật thử từng mạch.
• Nước (nếu có pantry, vệ sinh riêng): vòi, thoát sàn, dấu hiệu thấm dột.
• Điều hòa: số lượng và vị trí miệng gió, dàn lạnh; chạy thử, ghi khu vực không mát.
• PCCC: số đầu báo khói, đầu phun, bình chữa cháy, đèn thoát hiểm; tình trạng tem kiểm định (nếu có).
• Chìa khóa, thẻ: số lượng chìa, thẻ ra vào, thẻ thang máy, thẻ gửi xe; ghi mã thẻ nếu có.
• Chỉ số đồng hồ: điện, nước (nếu tính riêng); chụp ảnh mặt đồng hồ.
• Ảnh, video: quay một vòng toàn bộ diện tích, chụp cận từng khuyết điểm; lưu file gốc có ngày giờ.
• Đo diện tích: nếu nghi ngờ, đo đối chiếu với bản vẽ trong phụ lục hợp đồng.

Sau buổi bàn giao

• Hai bên ký từng trang biên bản, mỗi bên giữ một bản; ảnh và video đánh số, đính kèm làm phụ lục.
• Lỗi nào chủ tòa cam kết sửa thì ghi hạn hoàn thành vào biên bản.
• Lưu biên bản cùng hợp đồng – bạn sẽ cần nó khi trả văn phòng, có thể sau nhiều năm.

Checklist khi trả lại văn phòng

• Đọc lại điều khoản hoàn trả hiện trạng: phải tháo dỡ vách ngăn, trần, sàn nâng, đường dây đến mức nào; hạn chót bàn giao lại.
• Báo trước cho tòa nhà theo đúng thời hạn hợp đồng và đặt lịch kiểm tra sơ bộ trước ngày trả.
• Thi công hoàn trả: xin phép tòa nhà như khi thi công ban đầu; dọn sạch phế thải.
• Đối chiếu từng mục với biên bản nhận bàn giao và ảnh lúc nhận; phân biệt hao mòn tự nhiên với hư hỏng.
• Chốt chỉ số đồng hồ và công nợ: tiền thuê, phí dịch vụ, điện, điều hòa ngoài giờ, gửi xe đến ngày trả.
• Thu hồi chìa khóa, thẻ đúng số lượng đã nhận; ghi rõ thẻ mất (nếu có) và phí phạt.
• Ghi khoản khấu trừ cọc (nếu có) bằng con số cụ thể và thời hạn hoàn phần cọc còn lại.
• Quay video hiện trạng lúc trả, lưu cùng biên bản.

Mẫu biên bản bàn giao văn phòng (mẫu tham khảo)

Bảng dưới đây là mẫu tham khảo do 3HLease tự soạn, không phải biểu mẫu pháp luật quy định. Hãy điều chỉnh theo hợp đồng, nội quy tòa nhà và nhờ luật sư rà soát nếu cần.

Lỗi hay gặp khi bàn giao

• Ký biên bản ghi chung chung “bàn giao đúng hiện trạng” mà không mô tả hiện trạng là gì.
• Chỉ chụp ảnh toàn cảnh, không chụp cận khuyết điểm.
• Không ghi chỉ số đồng hồ, dẫn đến tranh chấp tiền điện tháng đầu và tháng cuối.
• Trả văn phòng xong mới đọc điều khoản hoàn trả hiện trạng, không kịp thi công tháo dỡ.

Các nội dung về đặt cọc, thời hạn, sửa chữa cần chốt từ khi ký hợp đồng – xem thêm các câu hỏi khi rà soát hợp đồng thuê và bước bàn giao trong bài kinh nghiệm thuê văn phòng qua 8 bước.

Thông tin trong bài mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản bàn giao có cần công chứng không?

Thông thường biên bản do hai bên lập và ký, đính kèm hợp đồng làm phụ lục. Điều quan trọng là nội dung chi tiết, có ảnh và chữ ký của người có thẩm quyền.

Hao mòn tự nhiên có bị trừ cọc không?

Theo Điều 482 Bộ luật Dân sự 2015, bên thuê trả lại tài sản trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo tình trạng đã thỏa thuận. Hợp đồng có thể quy định khác về hoàn trả hiện trạng, nên cần đọc kỹ điều khoản này.

Ai lập biên bản bàn giao?

Ở tòa nhà văn phòng, ban quản lý thường có mẫu riêng. Bạn nên đối chiếu mẫu đó với bảng tham khảo trên và đề nghị bổ sung mục còn thiếu.

Có nên nhận bàn giao khi còn lỗi chưa sửa?

Có thể nhận nếu lỗi không ảnh hưởng thi công, nhưng phải ghi rõ lỗi, bên sửa và hạn hoàn thành vào biên bản để không bị tính là hư hỏng do bên thuê.

Cần hỗ trợ khi nhận hoặc trả văn phòng?

3HLease tư vấn miễn phí cho bên thuê, từ chọn tòa nhà trong danh sách văn phòng cho thuê Hà Nội đến đàm phán hợp đồng và bàn giao. Gửi nhu cầu tại trang liên hệ hoặc gọi 096.4433.678.

Đọc thêm: Hợp đồng thuê văn phòng: điều khoản cần soát · Thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng